Hvordan jeg kommunikerer med min virtuelle assistent?

En meget gyldig spørgsmål, men også en meget let at besvare. Først, skal du huske at din professionelle virtual assistant er et menneske, ligesom dig, og ligesom en person, der kan sidde i kontor lige ved siden af dig. Hun har følelser, moral, normer, børn, kæledyr og et liv – ligesom dig.

Mens jeg ikke kan tale for andre virtuelle personalemæssige agenturer, på Team dobbelt-ClickSM, går vi til store smerter at sikre vores klienter kan kommunikere direkte og åbent med deres virtuelle assistenter. Denne evne er afgørende enhver forretningsforbindelse, og især at en forretningsmand og hans eller hendes assistent. Uden denne meddelelse er der ingen udveksling af ideer og opgaver.

Vi overvåger kommunikation mellem vores virtuelle medarbejdere og vores kunder, men dette er simpelthen mekanikken af vores forretningsmodel i bevægelse. Vi overvåger disse kommunikation først være sikker på, at kommunikation er der og andet, så vi kan træde til hvis vi øje på et problem eller se noget der kan gøres mere effektivt. Dog opfordrer vi vores kunder at kende deres virtuelle assistenter på det personlige plan. Som med ethvert forhold, jo bedre du kender hinanden, jo bedre du vil være i stand til at forudse hinandens træk, behov og pet peeves. Nu, “hvorfor” er ud af den måde, vi kan tale om “hvordan”.

Selvfølgelig, er der flere muligheder for at kommunikere opgaver, opgaver og andre emner til din virtuelle assistent:

E-Mail er en meget effektiv form for kommunikation, når de arbejder stort set. Det kan du hurtigt vedhæfte en fil og sende det til din virtuelle assistent, så hun kan foretage ændringer, udskrive et brev og indlevere sig eller holde det som en reference. Sørg for at tale med vores klient tjenester Rep Denise Schrock eller din virtuelle administrativ assistent, hvis du har brug for at vedhæfte og sende filer.

Bruge telefonen til at kommunikere med din virtuelle assistent, mens indlysende er ganske underudnyttede og så simpelt at gøre. Træt af at se op din virtuelle assistent telefonnummer hver gang? Blot programmere hendes telefonnummer til din office-telefoner og cell phone hastighed urskive. One-touch ringer din virtuelle administrativ assistent er et snuptag og ikke hårdere end summende en mursten og mørtel assistent i det næste rum

Instant messenger er et andet eksempel på en vidunderlig teknologi, som er underudnyttede, når det kommer til at kommunikere med virtual assistenter. Der er flere fremragende instant messaging-programmer, og de er så nemme at bruge.

IM programmer at tjekke:

Yahoo:

MSN:

AOL:

ICQ:

Med et chatprogram kan du, med blot et par klik med musen, skrive meddelelser frem og tilbage med kolleger og din virtuelle assistent – alle i realtid. Du skriver, hun skriver, og før du ved af det, de spørgsmål, du og hun havde er alle besvarede og du kan flytte.

Forsigtig – tid spilde mulighed: det er nemt at få hooked i “chatte” med nogen på IM, som kan opsuge en masse tid. IM bør anvendes til hurtige spørgsmål og hurtige svar, og derefter tilbage til dine opgaver. IM var ikke beregnet til at træde i stedet for telefon for at give lange instruktioner eller holde meget involveret e-versations.

Snail mail, mens meget retro, det er sommetider nødvendigt. Med så mange teknologier på vores fingerspidser disse dage er der meget lidt brug for snail mail med undtagelse af den mest formelle business kommunikation, marketingforsendelser, eller at sende forsyninger til din virtuelle assistent.

Faxe din virtuelle assistent er også et populært middel til at kommunikere opgaver og lister til din professionelle virtuelle assistent. Hvis de varer, du har til hensigt at sende via fax (redigeres) elektronisk allerede – er det imidlertid bedst at sende den som en vedhæftet fil. På den måde din virtuelle assistent ikke behøver at genindtaste alt og bruge unødvendig klient dollars. Tjek eFax på for senest elektronisk fax – der er næsten ikke behov for en fastnet fax længere.

VOIM (voice over instant messenger) er min nye favorit kommunikation legetøj. Hvad VOIM tillader dig at gøre er blot trække op din instant messaging-program, skal du klikke på din virtuelle assistent navn, klik på opkaldsknappen, og voila, det ringe via computer til hende. Når der er oprettet forbindelse, (som kun tager et sekund eller to) kan du tale med din virtuelle assistent gennem computeren – ingen telefonlinje involveret). Du kan derefter hurtigt uddelegere opgaver, give instruktioner eller stille spørgsmål, uden at stoppe for at slå op hendes telefonnummer, og uden at skrive en lang e-mail. På Team dobbelt-ClickSM, vi er begyndt at gennemføre Yahoo! VOIM program og med fantastiske resultater. Hvis du gerne vil give det en chance, gå til og downloade software – det er latterligt nemt at bruge og bedst af alt, er det gratis!

Bare husk på, at VOIM kun vil arbejde med andre mennesker, der har downloadet den nyeste version af Yahoo! software og har en mikrofon og højttalere på deres computer.

Der er mange gode måder at kommunikere behov, kan lide, antipatier, opgaver og træning til din virtuelle assistent. Det er alt sammen et spørgsmål om personlig præference og hvad du er mest komfortabel ved hjælp af. Professionel virtuelle assistenter er fleksible og vil blive glade for at bruge uanset tilstand af kommunikation du foretrækker. Som teknologi forskud endnu længere, ja, hvem ved, hvordan vi vil kommunikere næste år eller endda næste måned!

Leave a Reply